Hoe kom ik van mijn “eilandjes” af?

Het onderwerp van deze blog gaat me echt aan het hart. Het gaat over hoe wij onszelf van anderen verwijderen en met name kwalijke zaken op die ander projecteren. Veel bedrijven hebben hier intern mee te maken. Dat noemen ze dan een eilandjescultuur. Samenwerken wordt een last, communicatie stroperig, interne strijd het gevolg.
Eilandjesvorming vindt echter overal in de maatschappij plaats, of het nu gaat om politiek, Brexit, Zwarte Piet, Islam. Op zich niets mis met voors of tegens, zolang er maar bruggen zijn tussen de eilandjes, waar mensen elkaar kunnen ontmoeten. Op het moment dat de brug wordt opgehaald, ontstaat de echte, veel moeilijker op te lossen strijd gebaseerd op vooroordelen.

Na een fusie zijn wij uitgenodigd om een presentatie te verzorgen voor afgevaardigden (23 personen in totaal) uit de organisatie hoe zaken te gaan aanpakken in het nieuw ontstane bedrijf. Wij vragen als opwarmer te gaan staan als het voormalig bedrijfsonderdeel waar je onderdeel van uitmaakte genoemd wordt. Wat blijkt, niemand zit naast iemand van een ander bedrijfsonderdeel.

Hieronder zal ik je achtereenvolgens meenemen in: 
A) het ontstaan van eilandjes,
B) hoe de bruggen tussen eilandjes worden opgehaald en escalatie optreedt en hoe je weer, op basis van relatief simpele stappen,
C) opnieuw kunt komen tot verbinding.

A.Hoe ontstaan eilandjes?
Weet je nog: de gymles
Weet je nog, als op school in de gymles de lintjes werden uitgedeeld. Wij hadden rode en groene. Kwam je in het groene team terecht, dan zat je later tijdens het speelkwartier op het schoolplein nog steeds in het groene team. Soms wilden ‘de roden’ dan niet eens meer met je praten die dag, gewoon, omdat je bij de groenen hoorde.

In- en outgroup identiteit
In dat onderscheid maken tussen het één en het ander, ligt de kiem van eilandjesvorming en we stoppen hier niet mee na de basisschool. Mensen zijn een sociale diersoort, ze willen graag ergens bij horen; de harmonie, de voetbalclub, je woonplaats, je politieke voorkeur enz. enz. Maar ergens toe behoren betekent meestal ook dat je je onderscheidt en afzet van de voetbalclub van het naburige dorp of van die andere politieke partij. Je vereenzelvigt je ermee, met je cluppie, met je zogenaamde “ingroup”, voor het eerst zo benoemd door de Britse sociaalpsycholoog Henri Tajfel. In Brabant zeggen we gewoon ‘die van ons’.
Maar dat behoren tot een ingroup leidt bijna altijd tot een “outgroup”, waar je zeker niet toe wilt behoren. De boeren, de kakkers, de elite, verzin maar raak. Zo maak je je eigen in- en outgroup, ter bevestiging van je identiteit.

We zijn ook echt anders, dan die anderen
Dus, inderdaad, als jij in het salesteam (met hun gladde praatjes) zit dan hoor je zeker niet bij productie (ongeletterden) en al helemaal niet bij de research & development afdeling (stofjassen). Nu is onderscheid maken tot daaraan toe. Maar weet je wat niet meehelpt in eilandjesvorming en uiteindelijk ook kan leiden dat bruggen worden opgehaald? Die van sales zijn vaak ook echt andere mensen, andere persoonlijkheden, dan die van de administratie.

Ik heb eens binnen een organisatie een salesteam en een binnendienstteam begeleid die niet zo goed met elkaar konden. Een nader onderzoek met behulp van de Birkman methode (een gevalideerde zelfperceptielijst, zie (www.birkman.nl) liet inderdaad grote verschillen zien tussen beide groepen. Sales bleek beduidend meer verbaal dominant en extravert, de binnendienst had daarentegen veel meer structuur, nam meer tijd voor beslissingen en lette meer op de details.

Meerdere toko’s binnen één bedrijf
Binnen een hotelorganisatie is er een duidelijke scheiding tussen wie wat doet, receptie, housekeeping, restaurant, op zich heel handig natuurlijk. Het blijkt echter dat er zeer traag gereageerd wordt op klachten als een ander team een fout heeft maakt. De lijnen binnen het eigen team zijn kort. De lijnen naar de andere teams heel lang. De gast heeft soms het gevoel met meerdere toko’s te maken te hebben. Dat geeft irritatie.

Dus ja, de ander is anders. Daarom vul je elkaar ook mooi aan… in theorie althans. Sales houdt een strak verhaal, verkoopt een mooi plan, en jij van de binnendienst denkt, maar dit dan, en heb je daaraan gedacht?

De kiem is gelegd, we zitten voordat we het weten in een in- en outgroup. En we zijn daarnaast daadwerkelijk ook werkelijk andere mensen. Maar nu komen we bij iets, wat een in- en outgroup tot een écht eiland maakt, dus een eiland met opgehaalde brug.

B.Ophalen van bruggen
We praten niet meer open met elkaar
Als de ene groep een klacht heeft over de andere groep is onze standaardvraag: ‘Heb je dat wel eens uitgesproken naar de ander?’.  Het standaardantwoord is bijna altijd: ‘Nee, niet echt’. Verschillende afdelingen praten vaak niet meer openlijk met elkaar over meningsverschillen; alleen wat functioneel noodzakelijk is wordt nog besproken. En dan zijn eilandjes zonder bruggen een feit en liggen escalatie en strijd op de loer.

België-Nederland (0-1)
Binnen een Benelux organisatie blijkt er wrevel te zijn tussen de Belgische en de Nederlandse medewerkers. De Belgische mensen voelen zich achtergesteld, zien zichzelf als minder mondig maar juist wel respectvoller. Op gezamenlijke bijeenkomsten is de spanning voelbaar en klitten de subgroepen samen. Er wordt veel gezucht, non-verbaal gedrag van afkeuring en er is een stevig roddelcircuit ontstaan. Managers proberen te verbinden maar de CEO is ook een Nederlander, dus, kunnen we hem wel vertrouwen?

Escalatie
In het moment dat de bruggen zijn opgehaald en mensen dus niet meer open met elkaar communiceren kan de samenwerking snel verslechteren. Deze samenwerking zonder open communicatie wordt gebaseerd op vooroordelen over elkaar, die gek genoeg elke keer worden bevestigd. Je hoort mensen in hun ingroup klagen over de ander in de zuchtende trend van ‘zo zijn ze nu eenmaal’, en ‘daar is toch niets aan te doen’ of meer agressieve bewoordingen ‘ze kunnen er niets van!’ en ‘schande!’. Daarbij werkt het in-/outgroup-patroon zo dat als er zaken fout gaan, deze niet aan de in- maar aan de outgroup toegeschreven worden. Dat verschijnsel noemen we externe attributie (Fritz Heider). En als er dan toch een gesprek op gang komt dan is het vaak vanuit verwijt en eindigt het meestal in modder gooien. Herkenbaar? Gevolg, zoals je al wel aanvoelt, is een neerwaartse spiraal van verscherping en polarisatie. Iets wat we zoals gezegd overal in onze samenleving zien gebeuren.

En dan? Hoe krijgen we mensen weer samen? Hoe gaan we eilanden weer met elkaar verbinden? Hoe zorgen we ervoor dat we weer met elkaar constructief in gesprek komen? Daar ga ik hieronder verder op in.

C.Hoe kom je weer tot verbinding?
We geven 3 tips. We noemen deze tips hier heel toepasselijk ‘pijlers’. Door deze pijlers in je organisatie toe te passen, schep je de randvoorwaarden voor nieuwe bruggen.

Pijler 1) Samen aan één tafel
Ik weet niet hoe het bij jou werkt, maar als ik de keuze heb bij wie ik ga zitten in de kantine, dan is dat bij degene die ik goed ken, mijn ingroup. Niet bij de outgroup, zeker niet als het is geëscaleerd. Volgens mij geldt dit voor de meeste mensen. Dit patroon moet doorbroken worden. Organiseer daarom bewust ontmoetingen tussen de verschillende geledingen en zet mensen in gesprek met elkaar. Wij zeggen vaak: ‘Zoek iemand op waar je een tijd niet mee gesproken hebt…’ Die patronen doorbreken is als het ware letterlijk een ‘tijdelijke’ brug aanleggen tussen de eilanden. Als mensen een keer zijn overgestoken is het de volgende keer meestal een stuk makkelijker.

Zoek iemand op die je niet kent!
‘Ik dacht altijd, die van HR spreek je maar 2x keer in je carrière, aan het begin en aan het eind. We hebben een heel inspirerend gesprek gehad, dank je wel!’ (medewerker gemeente na een kort gesprek met iemand die hij niet kende binnen de organisatie)

Zit je aan één tafel, waar ga je het dan over hebben samen? Dat is de tweede pijler.

Pijler 2) Zoek een thema dat verbindt (kernthema)
Natuurlijk ben je heel verschillend. En dat is maar goed ook. Maar heb je ook gezien hoeveel je overeenkomt of wat je deelt met elkaar?
Er is een prachtige video over heel verschillende mensen die veel meer gemeen blijken te hebben, heel ontroerend. Zie All that we share
Zo heb je tussen je sales afdeling en je binnendienst ook een groot gemeenschappelijk belang en gedeelde waarden, bijvoorbeeld ‘Meerwaarde voor een klant’ of ‘Zinvol samenwerken’. Ga daarnaar op zoek! Wij noemen zo’n verbindend thema een ‘Kernthema’. Na pijler 1 en 2 zit je dus samen aan tafel met een verbindend belangrijk thema.

Over de grenzen heen…
Bij een werkbedrijf (fusie van UWV, gemeentelijke afdelingen en sociale werkplaats) zijn wij een waarderend verandertraject gestart rondom een centraal verbindend kernthema. Na een paar weken blijkt dat verschillende teams en afdelingen uit eigen beweging elkaar aan het opzoeken zijn, zelfs onder de radar van leidinggevenden. Dat was voor die tijd ondenkbaar. Nu ontstaan dit soort uitreikingen aan de lopende band.

Als je dan met elkaar in gesprek gaat, dan helpt pijler 3 nog om vooroordelen over elkaar los te kunnen laten.

Pijler 3) Inzicht leidt tot respect
Vaak heeft een buitendienst medewerker echt niet door hoe anders iemand van de administratie werkelijk in elkaar steekt. Als jij, salespersoon en assertief als je bent, een aantal stellingen op tafel gooit, dan is het heel normaal als je niet meteen antwoord krijgt van een binnendienster. Een meer introvert persoon reageert namelijk pas na grondige interne overwegingen… en dat is anders dan jij gewend bent. En naar details kijken is niet per definitie zeuren.

Jij werkt mij tegen! Of toch niet?
Joep, relatiemanager, geeft in een vergadering ongezouten kritiek op de mensen van de productontwikkeling. Ze zijn te traag, dienen niet het belang van de klant en nog een hele rits van beschuldigingen. Na een interventie van onze kant blijkt dat Peter, verantwoordelijk voor ontwikkeling van een nieuw product het niet voor elkaar krijgt direct te reageren als Joep zijn kritiek uit. Na een woordenstroom van Joep heeft hij gewoon tijd nodig om dit te verwerken en later met een inhoudelijke reactie te komen. Hij is introvert, zo werkt dat bij hem. Joep dacht altijd dat Peter hem bewust tegenwerkte. Dat blijkt niet het geval, in tegendeel! Peter en Joep begrijpen elkaar nu beter en houden rekening met elkaar.

Dus, op het moment dat je kan zien dat ‘irritant gedrag’ geen opzet is, maar dat mensen anders in elkaar steken, dan komt er vaak veel meer begrip. Pas dan ook kun je de positieve intenties en de kwaliteit van de ander weer gaan zien. Nogmaals, werken met de Birkman methode geeft hierin een zeer valide en onafhankelijk beeld. Vanuit het juiste inzicht kunnen mensen veel effectiever samenwerken, worden ze milder naar elkaar toe. Wij hebben dit keer op keer zien werken, in stroeve samenwerkingen, na fusies, na een reorganisatie.

Tot slot

Als je deze drie pijlers neerzet als leidinggevende, HR-professional of initiatiefnemer, dan komt vaak het goede gesprek weer op gang en worden er, eerst meestal voorzichtig, bruggen gebouwd. Dit is geen rocket science, dat klopt. Maar deze aanpak doorbreekt juist die basispatronen die van groepen/afdelingen eilandjes maken in de meest fundamentele zin.

Hoe kom ik van mijn ‘Eilandje(s)’ af?
Ik hoor graag jouw ervaringen rondom ‘eilandjes cultuur’ in jouw werk en met name wat jou heeft geholpen bruggen te bouwen.

Share on email
Share on twitter
Share on linkedin
Share on facebook
Share on whatsapp

1 gedachte over “Hoe kom ik van mijn “eilandjes” af?”

  1. Ik kan het stuk mede onderschrijven Rob. Binnen de Gemeente Tilburg een vergelijkbare casus gehad. Eerst tussen verschillende groepen juristen ( hbo en wo) en daarna tussen afdeling vergunningen en juristen. Het praten over de gezamenlijke doelstelling , ideeen en kernthema s levert duidelijkheid en begrip op. Het leren kennen van elkaar is goud

    Beantwoorden

Plaats een reactie