In 2019 kwamen wij samen met Ruimtemeesters – onze strategische partner, specialist in het ruimtelijk domein – met de Gemeente Utrechtse Heuvelrug in gesprek over het invoeren van de Omgevingswet. Intern had men al meerdere projectgroepen opgestart over bijvoorbeeld de Omgevingsvisie en de inrichting van werkprocessen. Op die manier was een klein gedeelte van de medewerkers al actief betrokken. Overige collega’s hadden alleen maar beperkt over de Omgevingswet gehoord. Omdat men graag de gehele organisatie goed wilde voorbereiden en meenemen in deze verandering, hebben we samen met Ruimtemeesters en de gemeente een programma gemaakt dat verspreid over tijd 3 stappen kent.
Stap 1: De basis
De eerste stap had als doel iedere medewerker van de gemeente goed en duidelijk te informeren over de inhoud van de wet. Dit moest zorgen voor een goed fundament; iedereen op hetzelfde level. Daarnaast wilde we, naast de kennisimpuls, ook meteen aandacht besteden aan de gedragsmatige veranderingen. Termen als integraal werken en participatie met de inwoners zongen wel al een tijdje rond, maar ook daar was het belangrijk om een goed gedeeld begrip te krijgen. Wij hadden hierbij als uitgangspunt: ‘We doen het al!’ Misschien nog niet zoveel als we willen maar het is ook niet helemaal nieuw. Dit heeft als voordeel dat alle medewerkers hun ‘best practices’ kunnen gebruiken als springplank voor de toekomst en dat geeft vertrouwen en plezier!
Stap 2: Je team in kaart brengen
Nu de basis er ligt, is het zaak voor elke teamleider om zijn team in kaart te brengen met behulp van een vlootschouw. Wat wordt voor mijn team belangrijk straks als ik kijk naar competenties die nodig zijn binnen de omgevingswet? Wat heb ik momenteel al in huis? En wat niet of nog niet voldoende? Wat is ontwikkelbaar? Wat niet? Daarop baseert de teamleider zijn plannen op ontwikkelings- en selectievlak.
Thomas van Walchren (Gemeente Utrechtse Heuvelrug): “Met Ruimtemeesters op inhoud en Meerkat voor het veranderproces, komt de juiste flow op gang om binnen de organisatie een nieuw vergunningverleningsproces door te voeren. De door de Omgevingswet benodigde cultuurverandering blijkt door dit traject grijpbaar en minder moeilijk als vooraf ingeschat.”
Stap 3: Het team en de organisatie in beweging brengen
Nu de basis er ligt en de teamleider zijn team in kaart heeft gebracht, is het de uitdaging om de medewerkers actief te gaan betrekken bij ontwikkelingen die belangrijk zijn binnen de omgevingswet. Wat er nodig is, verschilt natuurlijk per team. Het eigenaarschap moet door iedereen gevoeld gaan worden, zodat je idee vorming en actie krijgt door de medewerkers zelf. De waarderende manier van veranderen (Appreciative Inquiry) waar we onder begeleiding van Meerkat standaard mee werken, is als methode heel goed op zijn plaats. Door gericht het gesprek aan te gaan over voor de organisatie belangrijke thema’s, mobiliseer je creativiteit & ideeën vanuit de werkvloer. Omdat je een beroep doet op ieders mooiste ervaringen, creëer je een hoge actiebereidheid.
Door kleine stappen te maken, experimenten te doen en vanuit deze ervaringen te leren wat werkt en wat niet, houden we het ook behapbaar en praktisch voor de mensen. En dat is wat werkt! Elke dag, kleine stappen in de juiste richting, blijven leren van elkaar en weer door. Dat vraagt een wat andere rol van de leidinggevende. Ze stellen meer vragen i.p.v. het geven van oplossingen, kijken naar wat werkt en vergroten dat uit. Uiteindelijk, door al die kleine stappen en experimenten, maakt de organisatie, het team grote stappen. Klaar voor de Omgevingswet!
Rob van der Loo
